Documento sobre la presentación WebCast de las novedades de Outlook 2010 - Febrero de 2010 para SecondNug

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Saludo – David – Inglés – Usuaria (D1)<br />Diapositivas : 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 <br />Outlook Aplicación: Fichas<br />Archivo<br />Información de Cuentas<br />Configuración y resto de botones<br />Agregar nueva cuenta: 2 novedades (ver mensaje borrador)<br />Opciones<br />Correo: Limpiar – Al responder… - Seguimiento – Autocompletar<br />Calendario<br />Contactos: Sugeridos – Vinculación <br />Tareas / Notas / Búsquedas<br />Avanzado: Autoarchivar – Envío <br />Personalizar la Cinta: Ejemplo + Ficha Nueva + Exportar/Restablecer<br />Barra de Acceso Rápido: Ejemplo + Exportar/Restablecer<br />Complementos<br />Centro de Confianza: Seguridad (en el correo, imágenes, Identificador Digital)<br />Outlook Aplicación: PST de ejemplo<br />Ficha personal + Grupo personal<br />Contactos<br />Sugeridos<br />Listas de distribución -> Grupos <br />Panel de Personas<br />Calendario<br />Uno o dos: Paralelo - Superpuesto<br />Barra de Tareas<br />Correo<br />en Bandeja de Entrada<br /> Ficha Inicio: Comandos + Nuevos<br />Ignorar / Limpiar Conversación / Pasos rápidos<br />Ficha Vista: Organizar / Vistas / Botón Conversación<br />Aplicar “Botón Conversación” y exponer (Mensaje Contactos Sugeridos)<br />(en Carpeta Grupos) Organizar por conversación<br />Aplicar a todas las carpetas<br />en Ficha Inicio<br /> Ignorar (con mensaje Community Clips)<br />Limpiar (mensajes: Alquiler y Tema pendiente)<br />Pasos Rápidos<br />Revisar – Categorizar – Marcar – No leído – Mover<br />Aplicar a mensaje David “WebCast…” (Abrir y Aplicar a la vez que se habla del Panel de Personas y la ficha en dirección)<br />Búsquedas<br />Carpetas de búsqueda y Favoritas<br />Reglas – Categorizar – Capturas – IMAP<br />D1- Buenas tardes, soy Pilar y soy MVP de Outlook desde el año 2002.<br />David me ha pedido que haga una presentación del nuevo Outlook 2010, que, como sabéis, está en fase Beta pero es una descarga pública y muchos usuarios ya están trabajando con ella.<br />Antes de empezar con la presentación me gustaría remarcar 2 cosas: La primera que no hablo inglés y por tanto, os pido perdón ya de antemano por la pronunciación que podáis escuchar de algunos términos, puesto que no será como deberíais oírlos. Y la segunda es que aunque sea MVP de Outlook soy una usuaria normal de esta aplicación, es decir, una usuaria doméstica. Nunca he trabajado frente a un servidor y por tanto, esta presentación va destinada a usuarios de mí mismo nivel y sin grandes pretensiones.<br />He preparado una serie de diapositivas para ver en primer lugar y hablar sobre alguna de las novedades que vamos a encontrarnos y luego ya pasaremos a verlas con la aplicación abierta. (CLIC – 1’50’’)<br />D2- Los que ya hemos trabajado con versiones anteriores de Office, sabemos que hasta la versión 2003 trabajábamos sin grandes cambios en la interfaz de usuario.<br />Sin embargo, con la versión 2007 ya se introdujeron cambios, la más importante fue la Cinta de Opciones, aunque Outlook, en su ventana principal seguía con los menús y las barras de herramientas. Sólo cuando abríamos un formulario, de Contacto, de Cita, de Correo, es cuando estaba presente la nueva Cinta de Opciones.<br />Con Outlook 2010 esto cambia y vemos dicha Cinta ya desde la ventana principal.<br />La Cinta de Opciones está compuesta por fichas y éstas, a su vez, por comandos y grupos de comandos. (CLIC)<br />En esta captura de pantalla de la ventana principal, vemos las fichas de la Cinta de Opciones que nos vamos a encontrar.<br />El concepto de Cinta de Opciones es que “es una manera de organizar comandos relacionados para que sean más fáciles de encontrar” aunque esto es relativo puesto que el usuario puede personalizarla y configurar fichas con comandos nada relacionados entre ellos. (CLIC – 3’4’’)<br />D3- En primer lugar nos vamos a encontrar que ahora toda la configuración de Outlook la vamos a gestionar desde la Ficha Archivo.<br />Como sabemos, hasta ahora, teníamos que entrar en el menú Herramientas y, a partir de allí accedíamos a Opciones, a Cuentas, a Centro de Confianza. Para la Ayuda teníamos que acceder al menú Ayuda. (CLIC)<br />Ahora, al pulsar en la Ficha Archivo, como vemos se nos despliega una ventana y en primer lugar nos aparece INFORMACIÓN y al seleccionarlo, a la derecha, nos aparece la información de las Cuentas. (CLIC)<br />Desde aquí, agregaríamos cuentas y también entraríamos en la configuración de las mismas.<br />Nos encontramos también con el botón de Herramientas de Limpieza (desplegar) y el botón Reglas y Alertas.<br />Está también la opción de Abrir, la de Imprimir y la de Ayuda. Y, por último, está OPCIONES. Cuando pulsamos en Opciones (CLIC) se nos abre una ventana con secciones para configurar Outlook en sus diferentes apartados: Correo, Calendario, Contactos… y tenemos Avanzado (CLIC – 5’39’’)<br />D4- En Opciones – Correo configuraremos todo lo relacionado con el Correo, así como en la sección Calendario, en Contactos, Tareas y Notas. En Avanzado configuramos opciones generales (CLIC) a toda la aplicación. (CLIC)<br />He remarcado en Contactos, Contactos Sugeridos ya que es otra de las novedades que vamos a encontrar: Hasta ahora muchos usuarios reclamaban la posibilidad de que se agregasen automáticamente a la Carpeta Contactos los contactos con los que nos escribiésemos o nos escribiesen; al igual que lo hace, por ejemplo, Outlook Express.<br />Con la versión 2010 ya se ha incluido dicha opción pero lo ha hecho de manera inteligente ya que ha creado una carpeta especial, llamada Contactos Sugeridos, para que se guarden allí dichos Contactos y desde ella decidamos que hacer con dichos contactos: pasarlos a la Carpeta Principal, eliminarlos o, simplemente, dejarlos allí. Pero para que esto ocurra deberemos de activarlo aquí, en Opciones – Contactos. (CLIC – 7’38’’)<br />D5- Cuando abramos la aplicación, como ya he dicho, nos vamos a encontrar con las ficha generales, independientemente del tipo de carpeta que tengamos seleccionada.<br />Las cinco fichas que vamos a ver son, en primer lugar (CLIC) la ficha Archivo (CLIC) que desde ella controlamos la configuración general de Outlook y alguna cosa más. (CLIC)<br />La ficha Inicio (CLIC) en la que vamos a tener los comandos para las acciones básicas dependiendo del tipo de carpeta seleccionada. (CLIC)<br />La ficha Enviar y Recibir (CLIC) que contiene las acciones para el envío y recepción así como los grupos de Envío y Recepción y su configuración. (CLIC)<br />La ficha Carpeta (CLIC) para gestionar las carpetas y también dependerá del tipo de carpeta en la que nos encontremos. (CLIC)<br />Y la ficha Vista (CLIC) para configurar y gestionar las vistas: podremos cambiar de vistas, configurarlas, crear nuevas y decidir qué tipo de vista tener activada así como Organizar los elementos de la Vista y decidir cómo queremos visualizar los elementos. (CLIC)<br />Además de estas 5 fichas que son las que trae la propia aplicación, podremos encontrar otro tipo de fichas, por ejemplo, cuando agreguemos complementos, si estos requieren de configuración, agregarán sus propias fichas y comandos. (CLIC)<br />Anotar que, por defecto, la ficha Programador, al igual que ocurría con la versión 2007, viene desactivada. La ficha Programador contiene comandos relacionados con Macros, Visual Basic, Formularios y Programación. Podremos mostrarla desde Personalizar la Cinta de Opciones, que veremos a continuación. (CLIC)<br />Existen además otras fichas ocultas o contextuales que aparecen en determinadas circunstancias. Si agregamos una imagen, una tabla, un dibujo, cuando seleccionemos este objeto se nos va a abrir una ficha, en la parte superior de la ventana, con las herramientas y comandos propios del objeto seleccionado. (CLIC – 10’11’’)<br />D6- En la versión 2010 y supongo que debido a las muchas quejas y peticiones que ha habido en la versión 2007 a este respecto, ya podemos personalizar la Cinta de Opciones y lo podemos hacer de una forma sencilla e integrada con la aplicación.<br />Con la 2007 para poder personalizarla, Microsoft puso a disposición de los usuarios bastante documentación pero había que ser un usuario un poco avanzado para comprender y ejecutar dicho contenido. También había herramientas de terceros pero éstas eran de pago.<br />Con la 2010, desde la Ficha Archivo – Opciones – Personalizar la Cinta, ya podemos personalizarla. Podremos eliminar comandos que no necesitemos, agregar nuevos. También podemos crear nuevas fichas completas. (CLIC)<br />Aquí, en esta imagen, vemos un ejemplo de un grupo que he creado, en la ficha Inicio. Al grupo lo he llamado “Personal” y dentro de él he añadido dos comandos: “Opciones de Outlook” y “Configuración de la Cuenta”. (CLIC)<br />Y como he comentado antes, la ficha Programador viene desactivada por defecto. Si somos usuarios que la necesitemos, simplemente la marcaríamos aquí y ya la tendríamos activa en la ventana principal. (CLIC – 12’09’’)<br />D7- También nos vamos a encontrar con una nueva ordenación de las Carpetas. Hasta ahora ordenaba todas las carpetas por orden alfabético, tanto las de la propia aplicación como las creadas por el usuario, por lo tanto en la captura que vemos, “Amigos” hubiera estado en primer lugar, como podemos apreciar (CLIC) en la captura de la versión 2007.<br />A partir de ahora, Outlook nos coloca las 4 carpetas principales de Correo en primer lugar: Bandeja de Entrada, Borrador, Elementos Enviados y Eliminados, y a partir de éstas, el resto, ya las ordena alfabéticamente.<br />Si trabajamos con más de un calendario, por ejemplo uno de trabajo y uno personal, para separar citas y eventos de uno u otro tipo, podremos tener a la vista un solo calendario, podremos mostrar los dos y estos a su vez pueden verse en paralelo o superpuestos.Con la opción de superpuestos veremos las citas de uno y otro diferenciadas por el formato del texto: las del seleccionado en normal y las del otro un poco difuminadas o con un grado de transparencia. (CLIC – 14’04’’)<br />D8- Esto es todo lo que he preparado en diapositivas y ahora ya vamos a ver todo lo que hemos comentado y alguna otra cosa más con la aplicación abierta. (FIN DEL PPT – 14’25’’)<br />APLICACIÓN - FICHAS<br />Bien, ésta es la aplicación de Outlook 2010 tal cual la veremos cuando la ejecutemos.<br />Vemos las 5 fichas principales: la ficha Archivo, Inicio, Enviar y Recibir y, por último, la ficha Vista.<br />En la Ficha Inicio vamos a encontrar los comandos relacionados a la carpeta que tengamos seleccionada. Si estamos en Correo nos mostrará comandos necesarios para trabajar con este tipo de carpeta, si estamos en Calendario los necesarios para el Calendario y así en cualquier otro tipo de carpeta en la que estemos.<br />La Ficha Enviar y Recibir que tiene los comandos de Enviar y Recibir y el botón de los Grupos de Envío y Recepción.<br />La Ficha Carpeta para crear nuevas carpetas y gestionarlas.<br />La Ficha Vista. Que si estamos en la raíz nos muestra unos comandos y si estamos en una carpeta nos muestra muchos más comandos.<br />NOTA: de todas maneras no sé en la versión final cómo estarán dispuestas las fichas puesto que ha habido muchas quejas de su funcionamiento y, sobre todo, de su distribución en los grupos BETA. Se han hecho otras propuestas ya que no parece ser que las fichas contengan los comandos más interesantes.<br />A mí, personalmente, algo que no me gusta nada es que cuando cambiamos el tipo de carpeta en la que estamos SIEMPRE salta a la ficha Inicio. A mí esto me gustaría que se hiciera manualmente y cuando el usuario así lo quisiera ya que si yo me configuro una ficha personalizada con los comandos que utilizo y necesito para todo tipo de carpetas y quiero estar siempre en esa carpeta, no lo hace, ya que salta a Inicio y tengo que volver a activar la mía personal.<br />Veremos cómo queda la versión final. (17’15’’)<br />La FICHA ARCHIVO: Como he comentado, la ficha Archivo, cuando la abrimos, nos muestra, aparte de Guardar como y Guardar los datos adjuntos, la sección Información.<br />En la sección Información tenemos la información de las Cuentas, que desplegando vemos las cuentas que tengamos configuradas y la opción de crear Nuevas Cuentas.<br />Tenemos el botón Configuración de la Cuenta que pulsándolo entramos en una ventana tal cuál la conocemos hasta ahora, con la posibilidad también de agregar nuevas y de gestionarlas.En esta ventana vemos también la pestaña “Archivos de Datos” desde donde vemos la ubicación del PST en el que estamos trabajando, su configuración (entrar)Desde aquí se puede poner contraseña de acceso al PST para que nos la solicite al iniciar la aplicación, o bien cambiar la que ya tengamos puesta.También tenemos la opción de Compactar: ésta opción es recomendable aplicarla cuando hayamos eliminado o movido gran cantidad de elementos para que actualice el tamaño del PST y lo reorganice.<br />Y tenemos el resto de pestañas que conocemos hasta ahora (recorrer)<br />Nos encontramos también con las Herramientas de Limpieza que son para eliminar elementos o Vaciar la carpeta de Elementos Eliminados o Archivar, si tenemos configurado que autoarchive elementos con las condiciones que hayamos configurados en Opciones.<br />Y, por último, el botón de Reglas y Alertas para configurarlas y gestionarlas.<br />Vamos a agregar una nueva cuenta para resaltar dos cosas que tenemos que tener en cuenta con esta versión.Voy a configurar manualmente las opciones del servidor, va a ser una cuenta POP.La primera que hasta ahora, cuando creábamos una nueva cuenta de correo, nos la asociaba al PST con el que estábamos trabajando.Ahora, y lo ha dejado activado por defecto, cada vez que creemos una nueva cuenta nos crea un nuevo PST y lo llamará como la cuenta que hemos creado.Esto igual se ha incluido debido a que algunos usuarios reclamaban que se separasen los elementos enviados y recibidos por unas cuentas y otras.<br />A mí, personalmente, me gusta tenerlo todo en el mismo PST y trabajar con reglas y carpetas para organizar el contenido.<br />Por tanto, cuando creemos una nueva cuenta deberemos decidir si queremos que nos cree diferentes PST o queremos tenerlo todo en uno, y para ello deberemos marcar esta opción (Archivo de datos existente), pulsar Examinar y localizarlo en la ubicación en la que se encuentre.<br />NOTA: Ya que estamos viendo esto y en esta ventana, anotar que a partir de ahora los PST se nos van a guardar dentro de Mis documentos, en una carpeta que crea llamada Archivos de Outlook, salvo que nosotros, naturalmente, le demos otra ubicación.Hasta ahora, ya sabemos que los guardaba en una trayectoria un poco complicada para localizarla rápidamente.<br />Y la segunda de las cosas que tenemos que tener en cuenta (escribir datos para poder entrar en Más Configuraciones) es que, por defecto, en Avanzadas, nos deja activado el Guardar copia de mensajes en el servidor – Eliminar después de 14 días.<br />Así que deberemos decidir si queremos dejar copia o no y en su defecto, cuántos días has de transcurrir para que los quite o bien que los quite al eliminar de Eliminados.<br />Por supuesto que siempre tendremos que entrar en Más Configuraciones para marcar, en la pestaña Servidor, Mi servidor de correo saliente requiere autentificación. Una característica que cada día está más extendida en casi todos los servidores y, sin embargo, esta opción no la ha dejado marcada por defecto, como hubiese sido lo correcto.<br />Esto es todo respecto a la configuración de una cuenta de correo. Se configuran exactamente igual a como lo hacíamos hasta ahora pero con estas 2 matizaciones. (Ver en Carpeta Borrador, mensaje de Captura con las cuentas creadas) - (23’20’’)<br />Seguimos con la ficha Archivo y como vemos tenemos la sección ABRIR, para abrir un Calendario, o abrir un archivo PST existente y también tenemos el IMPORTAR y EXPORTAR que abre una ventana con opciones para hacerlo, igual que lo hacíamos hasta ahora, entramos y decidimos que queremos hacer y seguimos las instrucciones.<br />Tenemos la sección IMPRIMIR que desde aquí configuraremos las opciones de las impresoras que tengamos instaladas y decidiremos qué queremos imprimir y cómo.<br />También está la sección AYUDA.<br />Y, por último, tenemos las OPCIONES, de las que hemos hablado en la presentación.Ahora vamos a hablar y ver un poco las opciones que como vemos está por secciones.<br />La ficha General con poco a configurar. La ficha Correo que desde aquí vamos a configurar todo lo relacionado con el correo, no tiene grandes novedades pero sí vamos a resaltar la opción “Limpieza de conversación” Este es un nuevo concepto que se ha introducido en Outlook 2010 y vamos a tener dicho comando en la ficha Inicio para que cuando queramos limpiar una conversación, dependiendo de las opciones aquí seleccionadas, nos eliminará más mensajes o menos.<br />El concepto de “Limpieza de conversación” es eliminar mensajes redundantes o repetitivos en una conversación. Una conversación es una serie de mensajes que tienen un mismo asunto, incluidos los enviados y los que se encuentren en otras carpetas.<br />Nos seguimos recorriendo las diferentes posibilidades de configuración respecto al correo para decidir cómo queremos que actúe nuestro Outlook y voy a resaltar también esta opción “Al responder a un mensaje que no está en la Bandeja de Entrada, guardar la respuesta en la misma carpeta”<br />Esta opción suele pasar desapercibida y es para que, si trabajamos con reglas y carpetas y tenemos reglas para que cuando llegan mensajes estos se muevan a diferentes carpetas dependiendo de ciertas condiciones (remitentes, asuntos, etcétera), cuando respondamos a los mismos, la respuesta se guarde en esa misma carpeta, en lugar de hacerlo en Elementos Enviados.Es interesante, ya digo, si trabajamos con carpetas para organizar nuestro correo.<br />El resto de opciones –recorrer- poco que resaltar. Es cuestión de ver todas las posibilidades y seleccionar las que se ajusten a nuestros deseos. Por ejemplo, en el Seguimiento, configuramos sí queremos que se envíe siempre una confirmación de lectura, que no envíe nunca o que nos pregunte siempre antes de enviar. Son cosas que decide el usuario.<br />El usar la Lista de Autocompletar para que nos vaya sugiriendo nombres y direcciones ya utilizadas y se ha introducido la posibilidad de vaciar dicha lista. Antes, si queríamos hacerlo, teníamos que localizar el archivo que se genera, de extensión NK2 y eliminarlo. Se iba generando de nuevo desde cero. Ahora podemos hacerlo simplemente pulsando esta opción.Y, naturalmente, seguimos pudiendo eliminar dichas entradas individualmente, salvo que ahora lo ha puesto de manera clara para el usuario. Antes, al empezar a escribir una letra en una dirección, nos mostraba referencias y si queríamos eliminar alguna, nos posicionábamos sobre ella, sin llegar a hacer clic y pulsábamos la tecla Supr, ahora ha colocado, a la derecha de cada dirección, el icono de eliminar, un aspa.<br />En la sección Calendario definimos cómo queremos que trabaje el calendario: las horas de jornada laboral, los días de la semana, cuando empieza la semana.<br />La sección de Contactos que tiene pocas opciones a configurar pero sí tenemos la opción de Contactos Sugeridos que he comentado antes en la diapositiva, es decir, sí queremos que los contactos con los que nos escribamos o nos escriban y estos no se encuentren agregados en Contactos, se agreguen a la Carpeta Contactos Sugeridos, lo tendremos que marcar aquí.<br />También tenemos la opción de Vinculación de Contactos que hace que, sí está seleccionada esta opción, en la ficha de una nueva cita o evento, por ejemplo, aparezca el campo Contacto para vincularlo a dicha cita o evento.<br />La sección Tareas que tampoco tiene mucho que configurar. Notas y Diario, la Búsqueda con las opciones de indización, donde queremos que nos realice las búsquedas, en el color que ha de resaltar la búsqueda.<br />El resto de secciones para configurar el Móvil, el Idioma y AVANZADO.<br />En Avanzado, como he dicho, configuramos ciertos comportamientos que son generales a toda la aplicación: desde personalizar los paneles, el de Navegación, el de Lectura y la Barra de Tareas Pendientes, a cómo queremos que arranque la aplicación, en qué carpeta, si queremos que Vacíe Elementos Eliminados al salir de Outlook.<br />El AUTOARCHIVAR, si queremos trabajar con esta opción, lo configuramos aquí, los AVISOS, las FUENTES, el ENVIAR y RECIBIR, definimos los grupos de Envío y Recepción, los FORMULARIOS y la gestión de los mismos, la CODIFICACIÓN y alguna otra cosa más.<br />Luego ya pasamos a PERSONALIZAR LA CINTA DE OPCIONES. Con Personalizar la Cinta ya podemos agregar comandos y quitar comandos que no necesitemos. Ahora vamos a crear el grupo de ejemplo de la diapositiva para que veamos la manera tan sencilla de hacerlo.<br />Pulsamos en Inicio – Nuevo Grupo – Cambiar Nombre, le llamamos “Personal” y Aceptar. Y dentro de este grupo tenemos diferentes formas de localizar comandos: o bien le decimos que nos muestre los Comandos más utilizados, o los Comandos que no están en la Cinta de Opciones, o todos los Comandos. Yo, en este caso, como sé que los comandos que quiero agregar se encuentran en la Ficha Archivo, la selecciono y selecciono “Configuración de la Cuenta” y pulso Agregar y lo mismo con Opciones. Y con esto ya he agregado un grupo y los dos comandos que quiero tener en dicho grupo.<br />Como he dicho, también se pueden agregar nuevas fichas o pestañas, en este caso tengo creado un ejemplo, con una ficha “personal” y dentro varios grupos y dentro de ellos Comandos. Vamos a activarla para que la veamos luego.<br />Anotar que no solamente podemos personalizar la Cinta sino que también podemos exportarla para llevar a otros equipos o importar las ya configuradas en otros. Con lo que nos ahorramos el trabajo y siempre tendremos la misma configuración y disposición en nuestros diferentes equipos, por ejemplo, en el trabajo y en casa.<br />El botón “Restablecer” la restablece a su configuración inicial y quita todas las personalizaciones.<br />Tenemos también la Barra de herramientas de Acceso Rápido que es esta pequeña barra de la parte superior de la ventana de Outlook y aquí podemos agregar comandos que utilicemos frecuentemente y los tendremos siempre a mano sin necesidad de recorrer las distintas fichas para seleccionarlos y aplicarlos.<br />En este ejemplo, como veis, yo he agregado el Enviar todo, Enviar y Recibir por Grupos, Adelante y Atrás, el Panel de Lectura para activarlo y desactivarlo y el Vaciar Elementos Eliminados, así como el Deshacer acciones realizadas.<br />También esta configuración se puede Importar o Exportar y Restablecerla.<br />Luego tenemos la sección de los Complementos y el Centro de Confianza.<br />Desde el Centro de Confianza, como ya sabemos, configuraremos ciertas opciones relacionadas con la seguridad: si queremos que descargue o no automáticamente las imágenes, la seguridad en el correo, si queremos leer todos los mensajes en texto sin formato, si utilizamos un Identificador Digital, etcétera.<br />Y esto es todo respecto a las Opciones a configurar dentro de Outlook, que como digo, es bueno, cuando estamos empezando, recorrer sus distintas secciones y apartados para ver las posibilidades de configuración y seleccionar las que mejor se adapten a nosotros. (36’06’’)<br />APLICACIÓN<br />Ahora ya vamos a pasar a trabajar un poco con alguna de las novedades que he comentado.<br />Para ello he preparado un PST de ejemplo, con algunos elementos que nos permitirán ver en acción dichas novedades.<br />Vamos a ver primero la Ficha Personal que he dicho que había configurado: con algunos grupos y con comandos (recorrer la ficha), el grupo Vista y el grupo Correo, es decir que he incluido comandos que yo cuando estoy con el correo utilizo frecuentemente.<br />Pero, si yo cambio a Calendario, vemos como automáticamente pasa a la ficha Inicio y si vuelvo a Correo sigue en Inicio y para volver a mi ficha Personal tengo que seleccionarla manualmente, por tanto no es un comportamiento que a mí me esté gustando.<br />Y en la ficha Inicio, hemos creado el grupo “Personal” con los dos comandos agregados (mostrar). De esta forma yo puedo acceder rápidamente a la Configuración de la Cuenta sin tener que entrar a la ficha Archivo.<br />Bien, vamos a ver un poco por encima la Carpeta Contactos que vemos que tenemos contactos en la carpeta principal y también la carpeta Contactos Sugeridos. Si pulsamos en ella vemos que tengo algunos contactos: uno de ellos es alguien a quién hemos escrito pero que no estaba agregado en Contactos y tengo otro que me ha escrito y su dirección tampoco está en los contactos principales. Automáticamente se nos han agregado a esta carpeta especial que Outlook ha creado para ese fin para que desde aquí decidamos si pasarlos a Contactos Principal, eliminarlos o, simplemente, dejarlos aquí.<br />Respecto a Contactos resaltar que lo que hasta ahora Outlook llamaba “Listas de distribución” en el 2010 pasa a llamarse “Grupos de Contactos”. Es un grupo de contactos relacionados a los que podemos enviar un mismo mensaje sólo con seleccionar dicho grupo.<br />Otra novedad que nos vamos a encontrar es el “Panel de Personas”. Dicho Panel nos aparece, por ejemplo, en la ficha de los contactos y también en los mensajes de correo.<br />En dicho Panel, que podemos minimizar o maximizar, vamos a encontrar toda la información del contacto así como todos los elementos relacionados con él. Incluso podemos agregarlo a Redes, bien sea Sociales o Empresariales. De momento, la única opción disponible es la Empresarial aunque se espera que próximamente ya tengamos disponibles otro tipo de redes.<br />En el Calendario, como he dicho, si trabajamos con un solo calendario lo veríamos así (mes, semana, día) y si trabajamos con más de uno, uno de trabajo y otro personal, para separar citas de uno u otro tipo, al marcarlo podemos ver los dos en paralelo o bien superpuestos, pulsando esta flecha.<br />Cuando estamos con un calendario seleccionado, sus citas y eventos se ven en “normal” y las del otro se ven un poco difuminadas o transparentes. Al cambiar de uno a otro cambia también la forma de verlas. Al hacer clic en una cita pasamos de un calendario a otro. Pulsamos de nuevo la flecha para volver a verlos en paralelo.<br />Anotar también que en la Barra de Tareas se ha introducido algún pequeño cambio: la posibilidad de ampliar y reducir el espacio para las tareas y citas y la separación por días de la semana de las citas.<br />Ahora ya vamos a centrarnos un poco más a fondo en el correo y sus novedades. Voy a resaltar alguna cosa por encima y luego ya las veremos más en profundidad (estar en Bandeja de Entrada)<br />Como vemos, en la Ficha Inicio tenemos varios comandos, muchos de ellos ya los conocemos pero sin embargo aparecen conceptos nuevos como es el IGNORAR y el LIMPIAR CONVERSACIÓN y también el grupo PASOS RÁPIDOS.<br />Los Pasos Rápidos sirven para aplicar varias acciones con un solo clic y podemos modificar dichos pasos, crear nuevos y también eliminarlos.<br />En la Ficha Vista tenemos la forma de organizar los elementos, seleccionar vistas ya creadas o configurar vistas nuevas personalizadas, tenemos también el Panel de Personas del que hemos hablado y el botón Conversaciones. Este botón es muy importante.<br />Esta vista podría ser una vista más de Outlook 2007, sin embargo, como he dicho, el botón Conversaciones es muy interesante.<br />Vamos a ver qué ocurre si yo selecciono “Mostrar mensajes en conversaciones”. Vemos que ahora los tenemos agrupados por Fechas, pero si selecciono esta opción vemos que a Fecha se añade Conversaciones, quiere decir que aquí, como veis la lista era más larga al estar todos los mensajes individualmente (volver a desactivar “Mostrar mensajes en conversaciones”) pero si agrupo con esta opción (volver a activar) se agrega una flecha en los mensajes que tienen más de uno del mismo asunto. Si hago clic en la flecha se despliega y nos muestra el total de mensajes (mostrar 2 conversaciones: Contactos sugeridos y Libros)<br />Además de esto tengo la opción de decirle que me muestre también los mensajes relacionados que estén en otras carpetas (marcar), si yo vuelvo a desplegar (mensaje Contactos Sugeridos) vernos que no solo me muestra los mensajes que están en la Bandeja de Entrada sino también los que están en otras carpetas, en este caso en Elementos Enviados.<br />Esto es así porque lo seleccionamos en el botón Conversaciones. También hay otra opción, “Expandir conversaciones siempre” que si lo selecciono, en lugar de tener que hacer clic en la flecha para desplegar todos los mensajes, automáticamente lo va a hacer el seleccionar cualquier conversación y si pasamos a otra contrae uno y expande la otra.Todo esto lo configuramos desde aquí (botón Conversaciones)<br />Este concepto de conversaciones es muy interesante porque tenemos todo lo relacionado a la vista sin tener que andar recorriendo carpetas ni buscando.<br />Vamos a situarnos en una carpeta que tengo creada (Grupos) con varios ejemplos. Como vemos los tenemos agrupados por fechas, pero vamos a seleccionar que nos los muestre por conversación, que muestre mensajes de otras carpetas y que expanda automáticamente.<br />Con esta vista ya aplicada y tal cual queremos que nos muestre los elementos, tenemos la opción de crear, cambiar, administrar, modificar las vistas y, lo nuevo en Outlook 2010 respecto a las vistas: podemos aplicar con un solo clic la vista que queramos a todas las carpetas. Antes teníamos que ir carpeta por carpeta aplicando la vista, ahora pulsamos “Aplicar a Carpetas” y aquí seleccionamos a qué carpetas queremos aplicarla, incluso que aplique también a subcarpetas y Aceptar.<br />Estando en la Ficha Inicio vamos a ver la opción IGNORAR y la opción LIMPIAR CONVERSACIÓN.<br />Por ejemplo tengo aquí una conversación (Community Clips) que tiene varios mensajes y quiero que, a partir de ahora, todos los nuevos mensajes que me lleguen con este asunto se IGNORE y no sólo eso sino que vamos a ver que al pulsar en “Ignorar” me va a eliminar y me los va a enviar a Eliminados (pulsar Ignorar y ver Eliminados) y todo lo que entre nuevo también lo va a poner en Eliminados.<br />Volvemos a la carpeta Grupos y vamos a ver la opción “Limpiar”. Tengo aquí una conversación (Alquiler de apartamento) con unos cuantos mensajes. Sabemos que dentro de ellos habrá contenido repetido en algunos y quizás en el último esté todo lo que hemos tratado desde el principio, ya que, generalmente, a las respuestas dadas se deja en mensaje original. Pulsamos en “Limpiar”, “Limpiar conversación” y vemos que nos ha quitado unos cuantos mensajes, en concreto tres, porque el contenido de estos tres mensajes se encuentra en los que han quedado.<br />Repetimos el proceso con otro mensaje (Vídeos de Palel o Tema Pendiente), esta conversación tiene 3 mensajes, si yo le digo “Limpiar” vemos que me deja sólo 1 mensaje, el último, ya que está en éste toda la conversación mantenida. Si vamos a Eliminados vemos que me ha quitado los dos.<br />Con Ignorar y Limpiar vamos a conseguir que se reduzca considerablemente el tamaño de nuestros PST y que tengamos sólo el contenido importante.<br />Ahora veremos los PASOS RÁPIDOS que como vemos tenemos unos cuantos ya definidos por la propia aplicación. Podemos crear nuevos con una características definidas y también podemos crearlos totalmente personalizados. También podemos administrarlos.<br />Desde aquí podemos eliminar los que no necesitemos, editarlos y crear nuevos.<br />Vamos a crear un nuevo paso rápido personalizado con varias acciones: Lo vamos a llamar “REVISAR”. Como primera acción vamos a seleccionar CATEGORIZAR y que nos pida una Categoría, agregamos una nueva acción que es MARCAR el mensaje, sin fecha, esta semana, la semana que viene, la fecha que nosotros queramos o sin fecha, seleccionamos ésta última. Como tercera acción vamos a agregar que lo marque como No leído y una cuarta para que lo Mueva a otra carpeta y que solicite una. Finalizamos y Aceptamos.<br />Ya tenemos aquí nuestro propio paso rápido. (Seleccionar el mensaje de David “Webcast). Abrimos el mensaje, lo vemos y decidimos que lo tenemos que revisar más tarde, le aplicamos el paso rápido: nos pide a qué carpeta queremos moverlo, le decimos que a Revisar, es una carpeta que yo he creado anteriormente y aceptamos, nos pide qué categoría queremos darle, selecciono Revisar, también la he creado antes y aceptar y ya nos lo ha quitado de esta carpeta, aunque vemos que sigue apareciendo porque tenemos activado que nos muestre los mensajes por conversación, incluidos los de otras carpetas y nos dice que se encuentra en Revisar, con categoría Revisar y lo ha marcado como No leído y tiene marca de seguimiento. Si pasamos a la carpeta Revisar aquí lo vemos, junto al resto de mensajes relacionados.<br />Resumiendo, el nuevo concepto de Conversaciones que se ha integrado y el comando de Ignorar y el de Limpiar son muy interesantes y es bueno aprender a utilizarlos y así mantener nuestro correo más limpio y ordenado. (53’40)<br />Ver un poco las Búsquedas, que son más eficientes. Si pulsamos en la casilla de Búsqueda, vemos que se nos abre una nueva ficha oculta o contextual con los comandos para realizar Búsquedas: tanto en el ámbito en el que buscar como los de los argumentos para ajustar más con ciertos campos.<br />Las Carpetas de Búsqueda y las Carpetas Favoritas.<br />Hasta ahora nos agregaba tres o cuatro Carpetas de Búsqueda predeterminadas. En el 2010 aparece vacía y haciendo clic en ella podemos crear nuevas. Por ejemplo, la de Correo sin leer que siempre es bueno tenerlo a mano y nueva carpeta de búsqueda, la de Marcado para Seguimiento.<br />Si queremos que éstas aparezcan en Favoritas simplemente con el botón derecho del ratón sobre una de ellas seleccionamos “Mostrar en Favoritas” o bien pulsamos y arrastramos. Como vemos ya las tenemos para verlas rápidamente. Siempre es interesante tener en Favoritas las carpetas que consultemos más frecuentemente, sobre todo es útil si tenemos gran cantidad de carpetas y subcarpetas creadas.<br />Respecto a las Reglas, que sirven para organizar el correo cuando lo recibimos o después de enviar, no ha cambiado nada respecto a versiones anteriores. Las podemos crear mediante el asistente y desde un mensaje o bien de forma más avanzada entrando en los formularios que nos van solicitando las diferentes condiciones a revisar para crear la regla. (Nueva regla, mensaje de David)<br />CATEGORIZAR: podemos personalizarlas, renombrarlas, crear nuevas según nuestras necesidades. Tampoco ha cambiado respecto a la versión 2007.<br />Si queda tiempo, la opción de Capturas de Pantallas en los mensajes (común en todas las aplicaciones Office) y hablar de las cuentas IMAP, que respecto a eliminar mensajes ya funcionan como las cuentas POP: no es necesario marcar para purgar y eliminar.<br />